Algemene voorwaarden

Cijfr is een handelsnaam van BBBtriple1, een eenmanszaak ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 97877107, gevestigd aan de Piet Heinstraat 21, Maarssen, Nederland. Btw-identificatienummer: NL005293267B86. In deze voorwaarden noemen we BBBtriple1 “Cijfr”, “wij” of “ons”. Cijfr levert online software waarmee Nederlandse ondernemers facturen, offertes en creditnota’s opstellen, versturen en de betaalstatus bijhouden.

Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van cijfr.com, app.cijfr.com, invoice.cijfr.com, api.cijfr.com, docs.cijfr.com en status.cijfr.com, voor ieder account dat je bij ons aanmaakt, en voor elk door jou geconfigureerd eigen (sub)domein dat op de Dienst uitkomt. Je kunt deze tekst bewaren vanaf cijfr.com/voorwaarden. Deze versie is van 28 september 2026 (versie 2026-09-28.1).

Je gaat pas met deze voorwaarden akkoord als je dat uitdrukkelijk aangeeft: bij het aanmaken van een account vink je aan dat je akkoord gaat met deze voorwaarden en met de privacyverklaring. Wij registreren welke versie je hebt aanvaard en op welk moment. Zonder die aanvinkhandeling kun je geen account aanmaken. Alleen gebruiken van de publieke pagina’s (zoals een factuurlink die jij ontvangt) valt buiten die aanvinkhandeling; ook dan gelden deze voorwaarden voor zover ze over die pagina’s gaan.

Vragen over de dienst: [email protected]. Vragen over privacy of verwijdering: [email protected]. Beveiligingsmeldingen: [email protected].

“Dienst”: de Cijfr-applicatie, de publieke betaal- en documentpagina’s, de documentatie en de bijbehorende API.

“Jij” / “Klant”: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een account aanmaakt of de Dienst gebruikt.

“Organisatie”: de werkruimte in Cijfr waaraan documenten, klanten en instellingen hangen. Eén account kan bij één of meer organisaties horen via een lidmaatschap.

“Eindklant”: de partij aan wie jij een document stuurt. Cijfr is geen contractpartij van jouw Eindklant.

“Document”: een factuur, offerte of creditnota, inclusief regels, bijlagen in de zin van de getoonde inhoud, en de publieke link.

Cijfr is facturatie- en boekhoudsoftware. Je kunt klanten bijhouden, documenten opmaken volgens Nederlandse factuurvereisten, ze per e-mail of (optioneel) per post versturen, een publieke betaallink delen, herinneringen sturen, UBL- en XAF-bestanden exporteren, uren, kilometers, uitgaven en inboxstukken bijhouden, bankafschriften (CAMT.053/MT940) importeren en afletteren, een grootboek met dubbel boekhouden voeren, memoriaalboekingen maken, je btw-aangifte en ICP-opgaaf voorbereiden, vaste activa afschrijven, een boekjaar afsluiten, je Eindklanten een beveiligd klantportaal aanbieden en fysieke producten via een gehoste checkout verkopen, en optioneel een assistent gebruiken die zoekt in jouw gegevens.

Cijfr is geen accountantsdienst, geen fiscalist en geen betaaldienstverlener. Wij voeren de boekhoudingstechniek die jij aanroept (journaalposten, rubrieken, afschrijvingen) deterministisch uit op basis van wat jij invoert, maar wij beoordelen niet of die invoer fiscaal klopt, dienen geen aangifte in namens jou en geven geen fiscaal advies. Jij blijft volledig verantwoordelijk voor de juistheid van je administratie, je btw-aangifte, je ICP-opgaaf, je overige fiscale verplichtingen, je wettelijke bewaarplicht en de inhoud van elk document dat je verstuurt.

De rapporten, btw-overzichten, jaarfiles en andere totalen die de Dienst toont, waaronder de voorbereiding op je aangifte omzetbelasting, zijn hulpmiddelen en schattingen ter ondersteuning van je eigen administratie. Ze zijn geen fiscale aangifte, geen definitieve berekening en geen advies. De uitkomsten hangen af van wat jij invoert; controleer ze daarom altijd zelf voordat je ze aan de Belastingdienst of een andere instantie verstrekt. Wij aanvaarden geen aansprakelijkheid voor aangiften, betalingen of beslissingen die op die schattingen steunen zonder jouw eigen controle. Raadpleeg bij twijfel een boekhouder of fiscalist.

Functies die op de website of in de app als “binnenkort” of “volgt” staan maken geen deel uit van de Dienst totdat ze daadwerkelijk beschikbaar zijn. We rekenen geen abonnementsgeld af zonder dat je een betaald pakket afneemt.

Je maakt een account met e-mailadres en wachtwoord. In Instellingen kun je daarna een passkey toevoegen en daarmee inloggen op cijfr.com en app.cijfr.com. We bieden geen inloggen via Google, Microsoft of een magische link. Na registratie kan een bevestigingsmail nodig zijn; zonder bevestiging kun je de Dienst mogelijk niet volledig gebruiken.

Je bent verantwoordelijk voor de geheimhouding van je inloggegevens en voor al het gebruik dat via jouw account plaatsvindt. Meld misbruik zo snel mogelijk aan [email protected].

Bij de eerste inrichting koppel je het account aan een Organisatie (bedrijfsnaam, adres, KvK, btw-id, IBAN, en vergelijkbare gegevens). Die gegevens verschijnen op documenten die jij verstuurt en op de publieke documentpagina. Jij staat ervoor in dat ze kloppen.

Binnen een Organisatie kun je extra gebruikers uitnodigen in de rollen beheerder, lid, accountant of kijker, voor zover je pakket dat toelaat. Een uitnodiging in de app is pas geldig wanneer de uitgenodigde daadwerkelijk toegang heeft. Jij blijft verantwoordelijk voor wat gebruikers binnen jouw Organisatie doen.

De actuele pakketten, limieten en prijzen staan op cijfr.com/prijzen. Prijzen zijn in euro en exclusief 21% btw, tenzij anders vermeld. Jaarprijzen komen overeen met tien maanden van de maandprijs.

Nieuwe Organisaties krijgen dertig dagen het pakket Ondernemen als proef. Daarna val je terug op het gratis pakket Start, totdat je een betaald pakket kiest. Tijdens de proef en op Start schrijven we geen abonnementsgeld af.

Een betaald pakket gaat in wanneer de betaling tot stand komt. Maandpakketten worden per maand vooruit gefactureerd, jaarpakketten per jaar. Je kunt opzeggen tegen het einde van de lopende, betaalde periode; er is geen restitutie van het restant van die periode, tenzij dwingend recht dat eist.

Overschrijd je een limiet van je pakket (bijvoorbeeld het aantal facturen, gebruikers, opslag of assistentgebruik), dan kunnen we de betreffende functie blokkeren tot je uitbreidt of opruimt. Extra poststukken en vergelijkbaar verbruik rekenen we volgens de op dat moment geldende toeslag.

Je gebruikt de Dienst alleen voor rechtmatige, professionele doeleinden en niet om spam, oplichting of onrechtmatige inhoud te versturen.

Je zorgt dat je de persoonsgegevens van Eindklanten rechtmatig aan ons verstrekt. Zie artikel 18 (verwerking) en de privacyverklaring.

Een publieke documentlink (invoice.cijfr.com/p/…) is bedoeld voor de geadresseerde, maar is bereikbaar voor iedereen die de link heeft. Jij bepaalt of en hoe je die link deelt. Cijfr is niet aansprakelijk als een link uitlekt doordat jij of je Eindklant hem doorstuurt.

Documentmails gaan namens jouw Organisatie via onze e-mailinfrastructuur. Het afzenderadres is een door Cijfr beheerd adres; antwoorden van Eindklanten gaan rechtstreeks naar het door jou ingestelde organisatieadres. Stel dus een echt bereikbaar organisatieadres in. Doe je dat niet, dan loop je klantcontact mis. Wij sturen een kopie naar het organisatieadres en, waar van toepassing, naar de ingelogde gebruiker.

Op de publieke pagina kan de Eindklant het document bekijken, een pdf downloaden en, als jij Mollie hebt gekoppeld, betalen. Bij een offerte kan de Eindklant accepteren of weigeren. De eerste keer dat de pagina wordt geopend, markeren we het document als bekeken.

Fysieke verzending loopt via Pingen, die de brief in Nederland (PostNL-raamformaat) laat bezorgen. Daarvoor sturen we de pdf en het bezorgadres door. Extra credits of stuks buiten je pakket zijn niet gratis. Een verzonden brief kun je niet intrekken.

Het klantportaal geeft jouw Eindklanten, na een eenmalige code per e-mail, inzage in de documenten en actieve abonnementen die jij aan hen hebt gekoppeld, en de mogelijkheid een abonnement op te zeggen. Eindklanten krijgen geen vast account; toegang loopt per sessie via een tijdelijke sessie. Jij bepaalt welke Eindklanten welk e-mailadres gebruiken.

De gehoste checkout laat jouw Eindklanten betalen via jouw Mollie-account. Als je verzendkosten instelt of een fysiek product verkoopt, vraagt de checkout om een verzend- en factuuradres; de berekende verzendkosten tellen wij op bij het factuurbedrag en verschijnen als regel op de factuur. Jij bent verantwoordelijk voor de juistheid van je tarieven, landen en btw-behandeling van verzendkosten.

Een eigen domein of subdomein voor je portaal en checkout komt binnenkort en staat nu nog niet aan. Zodra het aanstaat, koppel je op het Studiopakket één geverifieerd domein. We controleren eigenaarschap via dns-records voordat het domein actief wordt. Jij blijft verantwoordelijk voor het domein, de dns-instellingen en wat bezoekers daar zien.

iDEAL, Bancontact, kaart en vergelijkbare methoden lopen via de betaalprovider die jij zelf aan je Organisatie koppelt. In de regel is dat je eigen Mollie-account. Cijfr is geen partij bij die betaling, houdt geen geld van Eindklanten aan en is geen betaaldienstverlener of escrow.

Wij ontvangen van die provider de betaalstatus en een identificatie van de betaling, zodat we het Document kunnen bijwerken. Geschillen, chargebacks, terugbetalingen en de identificatieverplichtingen van die provider regel je met de provider en je Eindklant.

Het Cijfr-abonnement zelf is een aparte overeenkomst tussen jou en ons. Dat is niet hetzelfde als de incasso bij je Eindklant.

Je staat als accounthouder op onze verplichte servicelijst. Die gebruiken we voor mededelingen die bij je account horen: wijzigingen in deze voorwaarden of de privacyverklaring, beveiligingsmeldingen en mededelingen over je abonnement. Uitschrijven voor die lijst kan niet zolang je klant bent; hij is nodig om je rechtsgeldig te kunnen bereiken.

Daarnaast kun je je aanmelden voor onze vrijwillige lijst met productnieuws en updates. Dat doe je bij registratie of later via je accountinstellingen; afmelden kan op dezelfde plek of via de afmeldlink in zo’n mail. Die keuze registreren we met een tijdstip.

De optionele assistent zoekt in documenten, klanten en producten van jouw Organisatie en kan een conceptfactuur voorstellen. Op de inkompagina kun je een bon of inkomende factuur automatisch laten invullen; dan gaat de inhoud van dat bestand naar Perplexity voor uitlezing. Gebruik deze functies niet voor gegevens die je niet aan een derde wilt toevertrouwen.

KvK-zoekopdrachten, VIES-controles en postcode-aanvulling (PDOK) gebeuren alleen als jij ze start. De zoekterm (KvK-nummer, btw-id, postcode en huisnummer) gaat naar die registers.

Webhooks, Slack-adressen, API-sleutels en vergelijkbare koppelingen configureer jij zelf. Wat je naar een zelf gekozen adres stuurt, valt onder jouw verantwoordelijkheid. Houd geheimen geheim; getoonde geheimen (zoals een Mollie-sleutel) bewaren we versleuteld en tonen we niet opnieuw.

Boekhoudkoppelingen zoals Moneybird en e-Boekhouden werken hetzelfde: jij zet zo'n koppeling aan, wijst de grootboekrekeningen toe en bepaalt wat er naar jouw eigen administratie bij die partij gaat. Peppol-verzending en -ontvangst lopen via Storecove. Voor die verwerking geldt jouw overeenkomst met die leverancier.

De software, vormgeving, merken en documentatie van Cijfr blijven van BBBtriple1 of diens licentiegevers. Je krijgt een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Dienst te gebruiken zolang je account loopt en je deze voorwaarden nakomt.

De inhoud die je invoert (klanten, documenten, logo’s, inboxbestanden) blijft van jou of van de rechthebbende. Je geeft ons een licentie die nodig is om de Dienst te leveren: opslaan, weergeven, e-mailen, als pdf renderen, per post versturen en, als je de assistent gebruikt, die inhoud daarvoor verwerken.

We streven naar een hoge beschikbaarheid, met uitzondering van onderhoud, storingen bij toeleveranciers of overmacht. Een percentage in marketingteksten is een doel, geen gegarandeerde SLA, tenzij we dat schriftelijk apart overeenkomen.

We mogen de Dienst wijzigen, een functie beperken of een pakketlimiet aanpassen. Bij een wijziging die voor jou wezenlijk nadelig is, mag je opzeggen tegen het einde van de lopende periode.

Je kunt de Dienst stopzetten door niet te verlengen of door opzegging via [email protected]. Er is in de app geen knop om je account of Organisatie zelf te wissen.

Wij mogen de toegang opschorten of beëindigen als je deze voorwaarden schendt, als een betaling uitblijft, of als voortzetting onredelijk risico oplevert (misbruik, fraude, wettelijk verbod).

Na beëindiging kun je ons vragen om een export van Documenten (pdf, UBL) of een XAF-jaarfile zolang de gegevens nog beschikbaar zijn. Verwijdering van het account vraag je aan via [email protected]. We wissen dan wat we niet meer nodig hebben. Facturen en vergelijkbare administratieve stukken kunnen we langer bewaren als een wettelijke bewaarplicht dat eist, in de praktijk tot zeven jaar na afloop van het boekjaar.

We leveren de Dienst met redelijke zorg. We zijn niet aansprakelijk voor de inhoud of fiscale juistheid van jouw Documenten, voor het niet-betalen door een Eindklant, voor schade doordat een publieke link is doorgestuurd, of voor beslissingen die je neemt op basis van de assistent.

Onze totale aansprakelijkheid per gebeurtenis, en in totaal per contractjaar, is beperkt tot het bedrag dat je in de twaalf maanden daarvoor aan Cijfr hebt betaald (exclusief btw), en bij een gratis pakket tot € 100. Indirecte schade, gevolgschade, gederfde omzet, gemiste besparingen en dataverlies vallen daar buiten, voor zover de wet dat toelaat.

Niets in deze voorwaarden beperkt aansprakelijkheid voor opzet of bewuste roekeloosheid van onszelf, of andere aansprakelijkheid die de wet niet toestaat uit te sluiten.

Tekortkomingen door omstandigheden buiten onze redelijke invloed, waaronder storingen bij Supabase, Cloudflare, Resend, een door jou gekoppelde betaalprovider, Pingen of Perplexity, of bij netwerkproviders, wetswijziging, of langdurige uitval van stroom of internet, leveren geen toerekenbare tekortkoming op zolang die omstandigheid voortduurt.

Onze privacyverklaring (cijfr.com/privacy) maakt deel uit van deze overeenkomst. Voor persoonsgegevens van Eindklanten die jij in Cijfr zet, ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Artikel 18 is de verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 van de AVG.

Onderwerp. Wij verwerken persoonsgegevens van jouw Eindklanten en contactpersonen uitsluitend om de Dienst te leveren: opslaan, tonen, e-mailen, als pdf renderen, optioneel per post versturen, betaalstatus bijwerken, en, als jij dat aanzet, assistent, webhooks of lookups.

Duur. De verwerking duurt zolang jouw Organisatie actief is, plus de termijn die artikel 14 noemt.

Aard van de gegevens. Contact- en adresgegevens, KvK- en btw-nummers, factuurregels en -bedragen, e-mailinhoud van Documenten, bankafschriftregels die jij importeert, boekhoudkundige journaalposten en rapporten, en bestanden die jij in de inbox zet. Geen bijzondere categorieën, tenzij jij die zelf invoert. Dat raden we af.

Betrokkenen. Jouw Eindklanten en hun contactpersonen, gebruikers die jij aan de Organisatie koppelt, en andere personen van wie gegevens staan in documenten of bestanden die jij invoert.

Instructies. We verwerken alleen op jouw documenteerbare instructie (gebruik van de Dienst) en op wat de wet ons verplicht. We zetten geen Eindklantgegevens in voor eigen marketing.

Geheimhouding. Personen die namens ons toegang hebben, zijn tot geheimhouding verplicht.

Beveiliging. We treffen passende technische en organisatorische maatregelen, beschreven op cijfr.com/beveiliging. Dat omvat onder meer versleutelde verbindingen, scheiding per Organisatie, en versleuteling van integratiegeheimen.

Subverwerkers. Je geeft algemene schriftelijke toestemming voor de partijen op cijfr.com/verwerkers. We kondigen een wezenlijke wijziging via de website of per e-mail aan voordat die ingaat, en geven je de kans bezwaar te maken. Hebben we geen redelijk alternatief, dan mag je opzeggen. Aan die partijen leggen we verplichtingen op die inhoudelijk niet lichter zijn dan deze. Wij blijven tegenover jou verantwoordelijk voor wat zij in die rol doen.

Rechten van betrokkenen en beveiligingsincidenten. We helpen je, binnen redelijke grenzen, bij verzoeken van betrokkenen. Een inbreuk in verband met persoonsgegevens die ons aangaat, melden we je zonder onredelijke vertraging nadat we die hebben vastgesteld.

Einde. Op jouw verzoek wissen of exporteren we de verwerkingsgegevens, behoudens wat we wettelijk moeten bewaren. Audits beperken zich tot relevante verklaringen of, bij een concrete aanleiding, een redelijke schriftelijke vragenlijst; een doorlopend recht op fysieke inspectie van onze of onze hostingpartij’s datacenters bestaat niet.

We mogen deze voorwaarden wijzigen. Een nieuwe versie krijgt een nieuw versienummer en verschijnt op cijfr.com/voorwaarden. We wijzigen deze voorwaarden nooit stilzwijgend: elke versie sturen we vóór of bij ingang naar alle klanten op de verplichte servicelijst (artikel 10), en bij een wezenlijke wijziging minstens dertig dagen voordat die ingaat.

Blijf je de Dienst gebruiken nadat de nieuwe versie is ingegaan, dan aanvaard je die. Bij een wezenlijk nadelige wijziging mag je opzeggen vóór de ingangsdatum. De versie die jij hebt aanvaard, en het moment waarop, leggen we vast in je account.

Op deze voorwaarden en op het gebruik van de Dienst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen legt de meest gerede partij voor aan de bevoegde rechter in Nederland, onverminderd dwingend consumentenrecht als je als consument handelt. Cijfr is bedoeld voor beroepsmatig gebruik.